Organiser une réunion à distance, rien de plus facile !

Les services du pôle ministériel (administration centrale, services déconcentrés, opérateurs sous tutelle) ont engagé depuis plusieurs années une démarche de rationalisation de leurs déplacements professionnels, pour des enjeux tant écologiques qu’économiques. Aujourd’hui, les réunions à distance sont souvent privilégiées au présentiel : les services centraux convient moins fréquemment à La Défense les services déconcentrés, la constitution de grandes régions limite les mobilités interrégionales et les rencontres entre services régionaux, départementaux et territoires.

Dans le cadre de ses missions, la Fabrique à Projets est régulièrement interpellée par les services sur leurs besoins d’être outillés pour organiser plus efficacement ces réunions à distance. Le bureau de l’administration exemplaire de la direction des affaires financières s’est par ailleurs fait le relai de ces besoins.

Pourtant, depuis la crise du COVID, de nombreux acteurs au sein du pôle ministériel (Fabrique à Projets, Fabrique d’innovation pour les transitions, DNUM, CVRH…) ou extérieurs (DITP, laboratoires d’innovation publique, bureaux d’études) ont mis à disposition des cadres de références et des outils pour organiser des réunions à distance. Mais ces ressources, si elles sont très nombreuses (« amusez-vous » à taper « outil » dans la recherche de l’aiguilleur du BNUM), elles sont le plus souvent mal connues et lorsqu’elles le sont, elles s’avèrent décontextualisées (logique « répertoires d’outils ») et, par conséquent, sont difficilement utilisables pour des agents qui ne disposent d’un socle minimum de compétences et de pratiques en matière de facilitation numérique.

La Fabrique à Projets s’est fixée pour ambition de renverser cette approche en partant des besoins réels des agents pour centraliser et faciliter l’appropriation des méthodes et des outils utiles à l’organisation de réunion à distance.

Pour cela, nous avons invité la Fabrique d’innovation pour les transitions, la DNUM, la DAF et la DICOM à contribuer à cette démarche. Depuis l’été 2025, nous avons ainsi interviewés des agents en centrale et en services déconcentrés pour comprendre plus précisément leurs attentes et les difficultés qu’ils rencontrent. Quatre grands types de problèmes ont ainsi été mis en lumière :

A partir de ce diagnostic qui a confirmé et complété nos premières hypothèses, avec nos partenaires et avec l’appui de l’agence Assist Digital, nous avons collecté les ressources existantes les plus accessibles et avons listé les ressources complémentaires à développer. D’ici la fin du premier semestre, la Fabrique à Projets va ainsi compiler des fiches méthodologiques sur les fondamentaux (préparer une réunion à distance, animer une réunion à distance) et les techniques d’animation (faire participer, maintenir l’attention en distanciel) et va préparer des trames types de réunions pour permettre aux agents de gagner en temps de préparation et en efficacité (réunion avec des acteurs externes au ministère, comité de direction, clubs métiers, groupes projets, réunion d’équipe en multisites…). La fabrique va également proposer une cartographie des outils numériques à la disposition des agents du pôle ministériel, en s’appuyant et en mettant à jour la cartographie réalisée par la DNUM pendant la période COVID.

Les premiers modèles de fiches et les principes généraux de la cartographie des outils ont été testées au début de l’année auprès de dix agents de la centrale, de DREAL, de DDT, du CEREMA et du CVRH. La cartographie des outils numériques a été à cette occasion plébiscitée, la Fabrique à Projets espère donc pouvoir vous la proposer au printemps. En parallèle, nous travaillons de concert avec nos collègues des autres directions pour trouver la meilleure solution pour compiler et héberger toutes ces ressources.

Surveillez donc nos prochaines newsletters pour être les premiers informés de la mise à disposition de ces ressources et outils. D’ici là, n’hésitez pas à nous faire connaître vos outils, vos techniques et vos ressources si vous souhaitez contribuer à cet effort collectif : notre phase d’enquête a en réalité révélé un 5e problème, malheureusement, le peu de partage entre agents de leurs bonnes pratiques et de leurs outils. C’est donc encore le moment de prendre une bonne résolution pour 2026 et inverser cette tendance.

fabrique.projets@developpement-durable.gouv.fr