Dans les coulisses d'un atelier d'intelligence collective en ligne réunissant 130 agents
Le mercredi 24 juin, la Fabrique à projets a réuni les 130 agents de la sous-direction Produits numériques métier (PNM) pour un atelier d'idéation en ligne. L'objectif : transformer les enseignements d'une phase d'exploration en chantiers concrets, portés par les agents eux-mêmes.
Mais derrière ces trois heures d'atelier se cachent plusieurs semaines de préparation. Car lorsqu'un atelier donne l'impression de se dérouler naturellement, c'est souvent parce qu'un important travail de conception a été réalisé en amont. Petit tour dans les coulisses.
Une exploration avant de passer à l'action
Quelques semaines auparavant, au mois de mai, nous avions conduit une phase d'exploration auprès des agents afin de construire un diagnostic partagé de la sous-direction. Cette enquête s'appuyait sur des kits d'exploration distribués à l'ensemble des équipes (plus d'informations dans l'article ci-dessous).
Les résultats ont ensuite été synthétisés sous forme de posters, exposés sur chacun des sept sites du PNM. L'objectif était de permettre à tous les agents de prendre connaissance des constats avant d'engager un travail collectif.
Prise de connaissance de la synthèse de l'exploration sous forme de posters.
Dans un second temps, nous avons réuni la communauté managériale afin de transformer les principaux enjeux identifiés en problématiques de travail. Ce travail a permis de faire émerger douze défis qui ont servi de point de départ à l'atelier.
Les 12 défis construits à partir des enseignements de l'exploration.
Concevoir un atelier fluide… avant même qu'il ne commence
L'un des principaux défis était de rendre l'expérience la plus simple possible pour les participants.
Cela a demandé un important travail de conception du tableau blanc Miro : organisation des espaces de travail, parcours visuels, codes couleurs, hiérarchie typographique, repères de navigation… Tout a été pensé pour que les participants puissent se concentrer sur les échanges plutôt que sur l'outil.
Lorsque 130 personnes se connectent simultanément, un peu d'hésitation peut suffire à casser la dynamique de l'atelier. Tout l'enjeu de la préparation était donc de faire disparaître cette complexité, pour que les participants n'aient plus qu'à se concentrer sur leurs échanges.
Douze défis… donc douze ateliers en parallèle
Douze défis signifiaient douze groupes de travail, douze espaces Miro et douze sous-salles Zoom.
Nous avons choisi de laisser les agents sélectionner eux-mêmes le défi sur lequel ils souhaitaient contribuer. Pour cela, ils ont d'abord voté grâce à un sondage Zoom, avant d'être automatiquement répartis dans les différentes sous-salles.
C'était probablement le moment le plus sensible de l'après-midi. Heureusement, malgré le nombre de participants, cette transition s'est déroulée presque sans encombre.
Une fois répartis, chacun suivait le fil de couleur de son défi pour rejoindre son espace de travail sur Miro et démarrer les échanges.
Une équipe de facilitation renforcée
Animer douze groupes simultanément était évidemment impossible à deux.
Nous avons donc mobilisé plusieurs collègues de la Fabrique à projets, mais aussi fait appel au réseau de facilitateurs que nous animons. Cinq collègues issus de DDT, de la DGAC et du Cerema sont ainsi venus renforcer le dispositif.
Les espaces de travail avaient été conçus pour être les plus autonomes possible, afin que les facilitateurs puissent consacrer leur énergie aux échanges plutôt qu'à expliquer le fonctionnement de l'outil.
Et malgré cette préparation, il fallait rester prêt à gérer les imprévus.
Plusieurs facilitateurs animaient deux groupes en parallèle, jonglant entre différentes salles Zoom et différents espaces Miro. Et comme souvent avec le direct, quelques surprises sont venues pimenter l'après-midi : l'un des facilitateurs a notamment subi une coupure d'électricité provoquée par la canicule. Heureusement, la présence d'une équipe nombreuse nous a permis de prendre immédiatement le relais, sans perturber le déroulement de l'atelier.
Dans certains groupes, la convergence a également demandé davantage d'accompagnement. Plusieurs membres de l'équipe sont alors venus en renfort afin d'aider les participants à faire émerger une proposition de chantier.
Une mécanique collective au service des idées
Au final, les agents ont construit douze propositions de chantiers, qu'ils ont ensuite priorisées collectivement.
Finalement, la réussite d'un atelier d'intelligence collective se mesure parfois à ce que les participants ne remarquent pas : une organisation qui s'efface au profit des échanges. Derrière cette apparente simplicité se cachent pourtant plusieurs semaines de préparation, une équipe mobilisée et une multitude de choix de conception qui permettent au collectif de se mettre en mouvement.
La prochaine étape est désormais lancée : dès septembre, trois à quatre des chantiers retenus entreront en phase de mise en œuvre.
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